产品选择建议书
第一章 机关办公自动化功能需求及其对系统平台的要求
机关办公自动化系统是实现机关内部各级部门之间以及机关内外部之间办公信息的收
集与处理、流动与共享、实现科学决策的具有战略意义的信息系统。它的总体目标是：“以
先进成熟的计算机和通信技术为主要手段，建成一个覆盖政府办公部门的办公信息系统，提
供政府与其他专用计算机网络之间的信息交换，建立高质量、高效率的政府信息网络，为领
导决策和机关办公提供服务，实现机关办公现代化、信息资源化、传输网络化和决策科学化。”
因此，如何选择一个合适的应用系统平台，在其上建立适应办公自动化需求的功能强大的、
应用开发容易的、方便管理的、界面友好的各种应用，是政府机关办公信息系统成功的关键。
基于对机关用户需求的认识，以及在这一领域的成功经验，我们建议采用Lotus公司著
名的邮件、群件与Web应用开发平台产品Notes/Domino 作为办公系统的基本软件平台，结
合必要的相关系统、产品与工具，构筑机关办公自动化系统。
第一节 办公自动化系统功能需求分析
尽管各个机关单位的业务和职能各不相同，因此对于办公自动化系统的需求也存在差
异。但是一般而言，机关办公自动化系统均以公文处理和机关事务管理为核心，同时提供信
息通讯与服务等重要功能，因此，典型的办公自动化应用包括收发文审批签发管理、公文流
转传递、政务信息采集与发布、内部请示报告管理、档案管理、会议管理、领导活动管理、
政策法规库、内部论坛等等应用。
如果我们从系统功能角度对上述办公自动化应用做一粗浅的分析，就会发现办公自动化
应用需求以及办公人员对信息处理的操作方式方面有着以下共同特点，这些功能需求是我们
选择办公自动化应用系统的开发与使用平台时必须考虑的判断依据：
一、提供电子邮件功能是办公自动化系统的基本需求。
信息是办公自动化、决策科学化的基础。电子邮件系统（以及更加广泛意义上的报文传
递系统）作为信息传递与共享的工具和手段，满足办公自动化系统最基本的通信需求。换言
之，电子邮件系统作为办公自动化的通信基础设施，主要提供了办公自动化系统“两方面的
功能：
（１）直接作为一种应用提供人与人之间通信的手段，适应随时需要的电子化通信要求。
（２）为各种应用提供通用的通信平台，灵活适应不同应用系统对通信平台的要求。”
正如道路、桥梁、港口、机场等是提供货物运输的基础设施一样，网络化的电子通信系
统与电话系统一样正在成为企业内部、企业与企业之间、企业与社会之间不可缺少的实现信
息传递与共享的通信基础设施。
在上述两种办公自动化的基本通信需求中，前一种往往代表的是一种不规律的、随意性
很大的通信需求，比如工作人员之间互相发送电子邮件，传送对方某种信息，或者是向工作
人员临时发出一项通知等等，所传递的信息内容和传递的时间往往是无规则的。而后一种需
求的特点则是比较具有规律性的，两个应用系统之间按照某种条件传递符合某种规范的信息
内容。在办公自动化系统的建构和实际使用中，这两种需求是同样重要和必须的。
从信息技术的角度出发，电子邮件功能是一种“推”技术，即发送方（人或应用）将信
息通过存储转发技术推给接收方（人或应用）。