會議文書
緒言
1 政府在制訂政策和執行公務的過程中， 經常召開大小
規模的會議。議會、法定委員會等固然需要舉行會議， 才
能發揮集思廣益的功能， 就是政府機關也往往需要與團體
和市民會晤交流， 或舉行內部會議或跨部門會議， 商討種
種問題， 以利運作。
2 無論會議性質如何， 規模是大是小， 開會前大多需要
發出通知和準備文件， 開會後更要留存記錄， 作為執行公
務的憑據， 方便日後查考。凡與舉行會議有關的公文， 統
稱會議文書。政府常用的會議文書包括開會通知、議事日
程、議事文件和會議記錄幾類。
3 英文會議文書的格式和寫法在行政署發表的《辦公實
務手冊》(Manual of Office Pra c t i c e)已略有說明， 政府個別
部門和機關也曾發出舉要、便覽等， 供負責草擬這類公文
的公務員參考。不過， 實際寫作會議文書時， 仍難免格式
不一， 寫法各異。此外， 由於中、英兩種語文行文習慣截
然不同， 中文會議文書斷不能完全套用英文會議文書的格
式和寫法。
4 為了統一規格， 本署特別向各部門搜集了大批會議文
書， 詳細分析研究， 同時與私營機構通用的會議文書互相
比對， 務求去蕪存菁， 取長補短， 然後模擬實例， 撰寫常
見會議文書示例共二十二則， 並按會議性質， 分為議會會
議文書、法定委員會會議文書、與市民開會的會議文書和
內部會議文書等四大類， 臚列在本分冊內， 供撰寫會議文
書的人員參考。由於提供資料的部門要求不要原文照錄，
分冊內所舉示例全部經過改寫， 內容純屬虛構。